Sekretär:in (Senior) (all genders) für das Institut für Molekulare Virologie und Tumorvirologie

Das macht die Position aus

Als administrative Unterstützung der Institutsleitung sind Sie erste Ansprechperson und Teil des Sekretariatsteams, das mit viel Engagement als Ansprechpartner:in agiert und sich im ständigen Austausch mit der Klinikdirektion und den Mitarbeitenden befindet.

Ihren Aufgaben:

• Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche
• Unterstützung bei der Administration von Drittmittelprojekten, z.B. Forschungsgruppe und Graduiertenkolleg
• Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
• Terminkoordination, -planung und –überwachung
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Unterlagen und Präsentationen nach Vorgabe erstellen und aufbereiten
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (z. B. Ausfüllen von Personalanträgen)
• Weiterleitung und Überwachung von Anträgen der Mitarbeiter:innen (z. B. Dienstreisen, IT, Vorteilsnahme)
• Beschaffungsangelegenheiten
• Etatmäßige Drittmittelüberwachung
• Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung

Diese Position ist mit 50 % der wöchentlichen Arbeitszeit vorgesehen und vorerst für vier Jahre zu besetzen. Eine Verlängerung ist avisiert.

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsangestellten, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Erste Berufserfahrung im Bereich Krankenhausmanagement oder Gesundheitseinrichtungen
• Sehr gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Fähigkeit zur Analyse komplexer Sachverhalte, analytisches und konzeptionelles Denken
• Exzellente EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert: Kenntnisse der Standartsoftwarte SAP
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Organisationsgeschick, Flexibilität, Eigeninitiative, Selbstständigkeit

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände