Office Manager im Backoffice (m/w/d)

Werde Teil der Cassini AG – Gestalte mit uns die digitale Zukunft!

Die Cassini AG ist das Dach progressiver Dienstleister der Digitalwirtschaft. Mit Mut, Innovationskraft und Kreativität gestalten mehr als 500 Menschen in unserer Unternehmensgruppe tagtäglich den digitalen Wandel Deutschlands – mit der Cassini Consulting als IT- und Managementberatung, der Aleri Solutions für die Softwareentwicklung, einer auf IT-spezialisierten Personalberatung der scoopIT GmbH oder der D:IG als Inkubator für aufstrebende, digitale Geschäftsmodelle.

Wir unterstützen und beraten die einzelnen Unternehmen der Gruppe in den Bereichen Business Support, HR, IT, Competence Management, Marketing sowie Culture & Organisation. Um mit fachlicher Expertise und größtmöglicher Handlungsfähigkeit durch kurze Abstimmungswege das Wachstum der Unternehmensgruppe auf allen Ebenen zu ermöglichen und im Sinne der Unternehmenswerte zu begleiten.

Wir fördern das menschliche Bedürfnis, mit Arbeit einen Mehrwert zu erschaffen und persönlich daran wachsen zu können. Wir begegnen dieser Motivation mit einem hohen Maß an Vertrauen, Gestaltungsfreiheit und Transparenz sowie einer hochprofessionellen Infrastruktur, die in einer hybriden Arbeitswelt die Work-Life-Integration ermöglicht.

Diese Unternehmens- und Wachstumsziele gilt es zu unterstützen. Deshalb suchen wir ab sofort zur Verstärkung unseres Backoffice-Teams eine*n

OFFICE MANAGER IM BACKOFFICE (M/W/D)

Standort: Hamburg

Beginn der Tätigkeit: ab sofort, unbefristet – 20 Stunden

Das sind deine Aufgaben:

• Ansprechpartner*in und Organisation vor Ort: Betreuung aller operativen Workspace-Fragestellungen, einschließlich IT-Themen, sowie Sicherstellung eines einheitlichen Qualitätsstandards in der lokalen Infrastruktur.
• Post- und Materialmanagement: Verwaltung des Postein- und -ausgangs (insbesondere Rechnungen) sowie Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien, Arbeitsmitteln, Getränken und Snacks.
• Dienstleistersteuerung: Koordination der lokalen Dienstleister und der Hausverwaltung sowie Sicherstellung der Qualität von Hygiene- und Ordnungskonzepten.
• Mitarbeitenden- und Fuhrparkmanagement: Organisation von Onboarding- und Exit-Prozessen, einschließlich Mitarbeiterausstattung und Dienstwagenhandling (z. B. Übergabe/Übernahme von Poolfahrzeugen).
• Arbeitsschutz und Kommunikation: Verantwortung für Arbeitsschutz und -sicherheit am Standort sowie Kommunikation standortspezifischer Informationen (z. B. Wartungen, Veranstaltungen).
• Intranet- und Veranstaltungsmanagement: Pflege und Aktualisierung des standortabhängigen Intranets sowie Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Empfangsmanagement: Betreuung und Koordination aller externen Workspace-Partner am Empfang.

Das solltest du mitbringen:

• Berufserfahrung und IT-Kenntnisse: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position sowie sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, Teams), die du effizient und zielgerichtet einsetzt.
• Kommunikations- und Organisationsstärke: Klare und überzeugende mündliche sowie schriftliche Kommunikation, gepaart mit exzellenten organisatorischen Fähigkeiten und einem sicheren Gespür für Prioritäten – du behältst auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Arbeitsweise und Lösungsorientierung: Präzise, sorgfältige und termintreue Arbeitsweise mit einem pragmatischen Ansatz zur eigenständigen Lösung von Herausforderungen und einer ausgeprägten „Kümmerer-Mentalität“.
• Eigenverantwortung und Teamorientierung: Selbstorganisierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit starkem Fokus auf Teamarbeit und effektivem Zeitmanagement.
• Souveränes Auftreten: Sicheres und verbindliches Verhalten gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften, Stakeholdern und weiteren Schnittstellen.

Das bieten wir

Flexible Jobstrukturen, ein ausgereiftes Entwicklungsmodell und ein angemessenes Gehalt. Flache Hierarchien, kleine schlagkräftige Teams. Offene und freundliche Unternehmenskultur und Kommunikation auf Augenhöhe. Unser Nachhaltigkeitsengagement in vielen Bereichen, u.a. die Unterstützung eigener Projekte, Charity Runs, Diversity und Jobräder. Moderne Arbeitsplatz-Ausstattung und eine Kultur der gegenseitigen Inspiration und des Wissensaustausches. Im Sinne einer agilen Arbeitsatmosphäre ist Flexibilität für uns auch bei den Arbeitsbedingungen selbstverständlich.

Du möchtest die digitale Zukunft mitgestalten?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung unter Angabe deines Wunschgehalts an Bewerben über hokify uns unter

Cassini AG

Königswall 21

44137 Dortmund