Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)

‍ Office Manager / Personal Assistant (m/w/d)

Exklusives Family Office in Hamburg (Elbchaussee)

Ziel der Position

Als persönliche Assistenz unterstützen Sie ein Family Office im operativen und organisatorischen Alltag – langfristig, vertrauensvoll, diskret. Sie koordinieren Termine, Aufgaben und Anfragen – stets mit Weitblick, Souveränität und absoluter Diskretion. Ihr Beitrag sorgt dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft – sowohl im privaten als auch im repräsentativen Umfeld.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Büromanagement & Organisation

• Schriftverkehr, Post, Wiedervorlagen, Dokumenten- und Unterlagenmanagement
• Pflege von Abläufen, Checklisten, Ablagesystemen und Bürobedarf

Kalender- & Aufgabensteuerung

• Strukturierte Planung und Koordination aller Termine, Fristen und To-dos (privat & geschäftlich)
• Vorbereitung von Unterlagen, Nachhalten von Entscheidungen

Kommunikation & Schnittstellen

• Professioneller Kontakt zu internen Mitarbeitenden (z. B. Haushälterin, Chauffeur, Handwerk/Technik)
• Abstimmung mit externen Partnern (Kanzleien, Ärzten, Dienstleistern) inkl. Besuchsorganisation

Haus- & Dienstleistungskoordination

• Wartungstermine und Einsätze steuern, Verträge und Dienstleister im Blick behalten

Rechnungen & Abrechnung

• Eingangsrechnungen prüfen, Angebotsvergleiche, vorbereitende Abrechnung, Kontoübersichten

Finanz- & Steuerunterlagen

• Übergabe relevanter Belege an die Steuerberatung, Überblick über Verträge & Dokumente

Personaladministration

• Unterstützung bei Dokumentation, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung

Events & Anlässe

• Planung, Begleitung und Nachbereitung privater/repräsentativer Termine (Empfang & Bewirtung)

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung , idealerweise in gehobenem privatem oder unternehmerischem Umfeld
• Sehr sicher in MS Office (Outlook, Word, Excel) & digitaler Kalenderführung
• Stilsichere Kommunikation in Deutsch (Wort & Schrift)
• Ausgeprägtes Organisationstalent , strukturierte, detailgenaue Arbeitsweise
• Wünschenswert: Grundverständnis für private Finanz-, Versicherungs- oder Vertragsangelegenheiten

Persönliches Profil

• Loyal , diskret , verlässlich ; agieren zurückhaltend statt im Vordergrund
• Freude an Verantwortung „im Hintergrund“ und am vorausschauenden Arbeiten
• Ruhe, Überblick und Verbindlichkeit – auch in dynamischen Situationen
• Gepflegtes Auftreten, klare und respektvolle Kommunikation

Mitarbeitervorteile

• Attraktive, langfristige Position in einem exklusiven Umfeld
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit direktem Entscheidungsspielraum
• Diskretes & wertschätzendes Arbeitsumfeld
• keine Großraumbüros, sondern persönliche Atmosphäre
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Organisation, Koordination und Eventunterstützung
• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (nach Absprache auch Teilzeit möglich)
• Kurze Entscheidungswege & direkte Kommunikation
• Langfristige Perspektive mit hoher Arbeitsplatzsicherheit

Rahmenbedingungen

• Standort: Hamburg (Elbchaussee)
• Arbeitszeit: Vollzeit; Teilzeit nach Absprache möglich
• Start: Nach Vereinbarung
• Vergütung: Leistungsgerecht, abhängig von Qualifikation & Erfahrung

Diskretion & Bewerbung

Wir behandeln Ihre Bewerbung absolut vertraulich . Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (CV, Zeugnisse, Gehaltsrahmen, möglicher Starttermin) an [email protected]

(m/w/d) – Wir begrüßen Vielfalt und gleiche Chancen für alle Bewerbenden.