Büro- und Teamassistenz (m/w/d)

über uns

Wir sind eine Organisations- und Dienstleitungsagentur mit europaweitem Aktionsradius, spezialisiert auf die Konzeption, Organisation und Umsetzung von Konferenzen, Symposien und Tagungen. Zu unseren Auftraggeber/-innen zählen wissenschaftliche Fachgesellschaften, Institutionen, Kliniken, Behörden sowie diverse Unternehmen. Ein wesentlicher Schwerpunkt unserer Arbeit liegt im Bereich Medizin und Gesundheitswesen.

ihre Mission

Sie mögen es, den Überblick zu behalten, Organisationstalent und Teamgedanken zu verbinden und in einem spannenden, dynamischen Umfeld zu arbeiten? Perfekt – denn wir suchen eine engagierte, motivierte und emotional intelligente

Büro- und Teamassistenz (m/w/d)

Zum sofortigen Tätigkeitsbeginn oder nach Vereinbarung, mit Festanstellung in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung,

die mit Herz, Humor und Organisationstalent unsere Schaltzentrale am Laufen hält und uns dabei unterstützt, wissenschaftliche Kongresse und Tagungen zu organisieren!

sie bringen mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bereits erste oder mittlere Berufserfahrungen im Büro- oder Assistenzbereich, am besten in einer Veranstaltungs- oder Kongressagentur.
• Freude am Organisieren, Umgang mit Menschen, an Kommunikation und die Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten charmant zu bleiben.
• Sie behalten auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick - die Freude an der Sache, besonders dann, wenn es lebendig wird.
• MS Office Programme, vor allem MS Excel, sind für Sie kein Gegner, sondern ein Verbündeter und Sie haben Begeisterung und Neugier an digitalen Tools.
• Sie arbeiten routiniert und sicher in digitalen Kommunikationsumgebungen (E-Mail, Kalender, Dateiablage).
• Zuverlässigkeit, ein gutes Zeitgefühl und ein Auge fürs Detail zeichnen Ihre Arbeitsweise aus.
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.

ihre Aufgaben

• Souveräne Büroorganisation – von Korrespondenz, Terminkoordination bis zur Meetingvorbereitung. Und wenn nötig: kreatives Chaos in durchdachte Abläufe verwandeln.
• Struktur geben im Büroalltag – Erinnerung an Deadlines, Fürsorge um gepflegte Dokumente und Ordnung in Abläufe bringen
• Kalender, Telefon und Listen jonglieren – idealerweise, ohne dabei einen Tropfen Kaffee zu verschütten.
• Bearbeitung von Rechnungen, Mitarbeit bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und Unterstützung des Rechnungswesens durch strukturierte Zuarbeiten.
• Unterstützung unseres Projektteams in allen Phasen der Kongressorganisation – von der inhaltlichen Vorbereitung über die reibungslose Durchführung bis hin zur Nachbereitung.
• Freundliche Schnittstelle für Kund/-innen, Teilnehmende, Dienstleister, das Team – und manchmal auch für den Paketdienst.

wir bieten Ihnen

• Eine leistungsgerechte Vergütung und unbefristeten Arbeitsvertrag.
• 25+ Urlaubstage.
• Das Deutschlandticket – als gültige Monats- bzw. Zeitkarte für den öffentlichen Personennahverkehr.
• Eine attraktive Arbeitsumgebung mit idealer Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und echter Zusammenarbeit auf Augenhöhe - bei uns zählen Kompetenz und Verlässlichkeit, nicht Titel oder Lebensjahre.
• Ein loyales Team, das den Erfolg gemeinsam feiert und auch in stressigen Momenten zusammenhält.
• Einen spannenden Arbeitsplatz in einem dynamischen und kreativen Umfeld.
• Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung.
• Die Chance, den eigenen Horizont zu erweitern, neues Wissen zu gewinnen, noch schlauer zu werden – und damit nicht nur beruflich, sondern auch intellektuell zu wachsen.
• Aufgaben, die Sie regelmäßig über den Tellerrand blicken lassen - Dank der Vielfalt an Fachrichtungen, mit denen wir in Berührung kommen.

klingt nach Ihrer nächsten Bestimmung?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – mit Lebenslauf, einer kurzen Übersicht Ihrer bisherigen Aufgabenbereiche/Tätigkeiten und Ihrer Gehaltsvorstellung. Die Position ist in Teil- oder Vollzeit möglich. Je nach Erfahrung, Qualifikation, beruflichem Hintergrund und Wochenstunden bewegt sich das monatliche Bruttogehalt im Rahmen von 2.600 € bis 3.300 € brutto (bezogen auf eine Vollzeitstelle).