HR Specialist Administration (gn) in Hamburg - Barebells...

Die Vitamin Well Group bietet funktionale Getränke, Snacks und Proteinprodukte mit hervorragendem Geschmack. Unsere Marken Vitamin Well, NOCCO und Barebells sind in großen Teilen Europas, Nordamerikas, der MENA-Region sowie in Teilen des asiatisch-pazifischen Raums erhältlich. Mit einem Jahresumsatz von über 650 Millionen Euro sind wir in mehr als 40 Märkten aktiv – mit Hauptsitz in Stockholm und Standorten in vierzehn Ländern weltweit.

Wir schätzen Vielfalt und heißen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung oder Identität willkommen. Die Vitamin Well Group fördert ein integratives Arbeitsumfeld, in dem Unterschiede als Bereicherung betrachtet werden und jede:r die gleichen Chancen hat, unabhängig von Hintergrund oder Lebensumständen.

Über die Rolle

Die Position als HR Specialist Administration ist im deutschen HR-Team angesiedelt. Du berichtest direkt an die HR Business Partnerin der Barebells Functional Foods Deutschland GmbH.

Inhaltlich unterstützt du die operative Umsetzung administrativer HR-Prozesse in Deutschland und Österreich – insbesondere in den Bereichen Vertragswesen, Systempflege, Payroll, On- und Offboarding, Fristenmanagement sowie interner Dokumentation.

Die Rolle ist klar strukturiert, systemnah und entscheidend für unsere verlässliche, qualitativ saubere HR-Administration im Tagesgeschäft. Enge Abstimmungen mit der HR Business Partnerin, der lokalen Geschäftsführung sowie dem Group HR-Team in Stockholm sind Bestandteil der Rolle innerhalb deines Verantwortungsbereichs.

Ein Einblick in deinen Verantwortungsbereich

• Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und personalrelevanten Dokumenten – präzise, terminsicher und ready to go
• Eigenständige Koordination des gesamten Payroll-Prozesses – inklusive Vorbereitung, Dokumentation, Fristenkontrolle – klar strukturiert, pünktlich, und verlässlich.
• Überblick über alle laufenden HR-To-Do's – von Rückläufern bis Fristen, etc. – damit nichts liegen bleibt, was laufen muss
• Pflege und Aktualisierung von Personaldaten in HiBob, Microsoft 365 und unseren digitalen Ablagestrukturen – verlässlich, aktuell, strukturiert
• Organisation von Bescheinigungen, Bestätigungen sowie sämtlichen weiteren HR-Dokumenten – alles ist dort, wo‘s es hingehört – schnell, richtig, vollständig und schnell abrufbar
• Zuarbeit bei Reportings und Auswertungen – mit Blick fürs Detail und einem Timing on point
• Begleitung des gesamten On- und Offboarding-Prozesses – von der Welcome-Mail bis zur sauberen System-Übergabe
• Mitgestaltung und Pflege unserer HR-Vorlagen, Dokumentenlogik und Systemstruktur, Benefits und vielem mehr – damit unser People Business nicht nur einfach funktioniert, sondern spürbar effizient läuft und sich zeitgemäß weiterentwickelt
• Enge Abstimmung mit der HR Business Partnerin, dem Team vor Ort und dem Group HR-Team im HQ in Stockholm – offen, verlässlich, auf Augenhöhe, vorausschauend und zukunftsorientiert – im Hinblick auf unsere Branche und unser Produktspektrum

Das macht dich in der Rolle erfolgreich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit HR-Bezug oder vergleichbare Arbeitserfahrung im People & Culture Bereich
• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung im HR-Bereich – in einer vergleichbaren administrativen Rolle mit Verantwortung für operative Prozesse - in der Personalverwaltung oder Personal-Administration
• Sehr strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise
• Fundierte Erfahrung im Umgang mit HRIS-Systemen, sicherer Umgang mit MS Office
• Klare, professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch
• Hohe Verlässlichkeit - besonders auch im Umgang mit sensiblen Daten
• Office-First-Mentalität
• Interesse an effizientem HR-Working-Flow, operativen Prozessen und weiterem zukunftsorientiertem Aus- und Aufbau mit Fokus auf Effizienz und positiver Spürbarkeit für alle unsere Kolleg:innen

Das macht dich als Persönlichkeit aus

In dieser Rolle suchen wir eine Person, die Struktur liebt, Prozesse zuverlässig, sauber - mit einem hohen Anspruch - steuert und ein klares Verständnis dafür hat, wie professionelle HR-Arbeit im Alltag wirkt und spürbar ist.

Du arbeitest gerne im Detail, denkst mit, übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben – und sorgst dafür, dass Systeme, Verträge, Onboardings und Daten nicht nur erledigt, sondern exzellent abgewickelt sind. Mit sensiblen Informationen gehst du so selbstverständlich professionell und vertrauenswürdig um, wie mit jeder Deadline und jedem Dokument.

Du bringst von Natur aus das mit, worauf es hier ankommt: Klarheit, Verbindlichkeit und den Wunsch, Dinge nicht nur richtig zu machen, sondern wirklich gut.
Du magst es, wenn Abläufe greifen, Fristen eingehalten sind und man sich auf deine Arbeit verlassen kann – weil dir genau das wichtig ist.

HRIS-Tools, Outlook oder Excel sind dir vertraut – oder du hast den Anspruch z.B. (für dich) neue HRIS, sehr schnell sicher zu beherrschen.

Dein Arbeitsstil ist vorausschauend, sorgfältig und pragmatisch. Du arbeitest gerne im Office, bist präsent im Team und hast Freude daran, einen Bereich zu tragen, der für alle anderen im Unternehmen essenziell ist.

Wenn du People Business nicht nur als „Hauptsache es funktioniert alles irgendwie…“ verstehst, sondern professionell leben willst – genau da, wo es zählt – passt du perfekt ins Team und in diese Rolle.

Das erwartet dich bei uns

• Eine Rolle mit Verantwortung, Klarheit und Wirkung – du sorgst dafür, dass unsere HR-Prozesse professionell laufen
• Ein Arbeitsumfeld, das Tempo mit Struktur verbindet – und in dem dein Qualitätsanspruch genau richtig ist
• Kolleg:innen, die Zusammenarbeit leben, sich aufeinander verlassen und gemeinsam besser werden wollen
• Moderne Systeme, klare Abläufe und die Möglichkeit, dich spürbar einzubringen
• Gelebte Internationalität: Enge Zusammenarbeit mit dem globalen HR-Teams in unserem HQ in Stockholm
• Office in Top Lage direkt an der Alster – mit einem eigenem Office-Gym für einen klaren Kopf zwischendurch
• Zugang zum Wellpass: deutschlandweites Netzwerk für Fitness, Wellness & Sport
• Flexible monatliche Benefits (z. B. Mobilität, Lunchzuschuss, Sachgutscheine)
• Steuerlich begünstigtes Leasing elektronischer Geräte (z. B. Laptop, Handy, Tablet)
• Unsere Produkte – verdammt lecker, immer griffbereit im Office
• Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten Partner:innen

Bewirb dich bis zum 31. Oktober 2025 – wir freuen uns auf jemanden, der mit spürbarer HR-Energie ins Team kommt.

Teil auch gern dein LinkedIn-Profil mit uns – ein erster Einblick reicht oft, um ein gutes Gespür füreinander zu bekommen. Wenn du magst, häng auch deinen Lebenslauf dazu. Damit können wir schneller einschätzen, wie dein Weg aussieht – und ob wir schnell den nächsten Schritt im Prozess zusammen gehen können.

Und wenn’s etwas gibt, das man "normalerweise" in keinem Lebenslauf findet – aber das dich ausmacht: Erzähl’s uns. Genau solche Dinge interessieren uns.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

Arbeiten bei der Vitamin Well Group

Wir sind über 600 Kolleg:innen in 14 Ländern – mit unterschiedlichen Erfahrungen, Sichtweisen und Ideen. Diese Vielfalt ist Teil unserer Stärke. Als schwedisches Unternehmen leben wir eine Kultur, die auf Fairness, Vertrauen und gegenseitigem Respekt basiert. Wir entscheiden schnell, denken unternehmerisch – und setzen gemeinsam um. Wir übernehmen Verantwortung – für unsere Produkte, unsere Umweltbilanz und unseren Einfluss auf die Gesellschaft. Bewegung, Gesundheit und Eigenverantwortung sind für uns nicht nur Marketing, sondern Teil unseres Arbeitsalltags.

Im Bewerbungsprozess kann es sein, dass wir dich bitten, einen kurzen Persönlichkeits- und Logiktest durchzuführen – über unseren Partner Alva Labs. Damit wollen wir faire Entscheidungen treffen – und sicherstellen, dass die Rolle wirklich zu dir passt.